Billions of dollars are wasted each

Billions of dollars are wasted each year because of poorly managed business meetings. We've all been to them; those meetings where we begin lamenting in the first five minutes that "this is going to be a long meeting", or those where as the facilitator rambles on, we wonder "why am I here?" These types of poorly run meetings are typically the result of poor preparation.

With today's high stress of lots to do and not enough time to do it in corporate environments, managers skimp on the preparation for meetings; they don't "think it through." Adequate preparation, which takes some but not much time, can keep a meeting on track and on time. The key components are setting appropriate goals for the meeting, setting a preliminary agenda with timeframes, and preparing meeting participants.

Setting appropriate goals
Most meeting facilitators expect too much from their meetings. They want everything done at one time; after all, time is short. Having too many goals can easily cause a meeting to go off on tangents. Each meeting should have only one purpose. If you have several decisions to be made or steps to complete, break your meeting down into phases or components and have a few short well-focused meetings rather than one long confused marathon session.



Setting a preliminary agenda with timeframes
Agendas are standard equipment for most meetings - add a new twist by setting timeframes (and sticking to them). Determine what specific issues you want to cover in the meeting (remember, only one purpose!) and how much time you think you'll need to do it in. Be realistic; after one hour, attention spans are greatly diminished. Give the most important issues the largest chunk of time and remember to leave time for introductions and opening and closing comments. Participants will appreciate that you've set such a clear structure. You will also appreciate the time structure's control component. If the meeting is going off in an unwanted direction, you can simply refer to the agenda, defer to the time constraints, and bring the meeting back to the original topic. If something comes up that needs to go beyond the preset timeframe, simply eliminate one of the other topics of discussion or agree to meet at another time to continue the discussion.



Preparing meeting participants
The most important items to convey to a participant are why they were asked to come to the meeting and the purpose of the meeting. Participants need to know why they will be at the meeting and what their benefit will be before they can buy into the purpose and get motivated about attending. If a participant has a reason for attending and that reason is beneficial, they will be an active responsive participant rather than a resentful one. When given the purpose of the meeting and, if possible, the preliminary agenda, participants can begin to prepare for the meeting by thinking about or researching discussion items. Along with this information, also send the date, time, and place of the meeting just in case they've forgotten to write it down, lost their calendar, transposed a couple of numbers or any other of the numerous things that happen during a busy day. How you prepare your participants - voice mail, fax, e-mail, memo, in person, etc. - will depend on your corporate culture. However you decide to do it, always follow up to confirm any information you have given them.



Each of these steps takes relatively little time compared to the amount of time and frustration they can avoid. Meetings can run smoothly and stay on track. And if participants see you as a time-conscious, effective facilitator, they will actually look forward to the meeting. Isn't that a novel idea?

Результаты (русский) 1:

Миллиарды долларов тратятся каждый год из-за плохо управляемых деловых встреч. Мы все были к ним; Эти встречи, где мы начинаем в первые пять минут сетует, что «это будет продолжительную встречу», или тех, где как посредник rambles на, мы интересно, «почему я здесь?» Эти типы плохо запуска заседаний обычно являются результатом плохой подготовки.С сегодняшней высокой стресса много и не достаточно времени, чтобы сделать это в корпоративной среде менеджеры скупиться на подготовке совещаний; они не «думаю, это. Надлежащей подготовки, который принимает некоторые, но не так много времени, может держать совещание на треке и вовремя. Ключевые компоненты установление соответствующих целей для совещания, установив предварительную повестку дня с таймфреймами и подготовке участников совещания.Установление соответствующих целейБольшинство встречи посредников ожидать слишком многого от своих заседаний. Они хотят все в одно время; в конце концов время является коротким. Имея слишком много целей может легко привести встречу съехать на касательных. Каждое совещание должно иметь только одну цель. Если у вас есть несколько решений или для завершения действия, разбить встречу на этапы или компоненты и несколько коротких целенаправленных совещаний, а не один длинный путать марафон сессии. Настройка предварительной повестки дня с таймфреймамиПовестки дня являются стандартным оборудованием для большинства заседаний - добавить новый поворот путем установки таймфреймов (и приклеить к ним). Определить, какие конкретные вопросы, которые вы хотите охватить в заседании (Помните, что только одна цель!) и сколько времени вы считаете, что вам нужно сделать это. Будьте реалистичными; После одного часа внимания значительно уменьшилась. Дать наиболее важных вопросов, крупнейший кусок времени и не забудьте оставить время для внедрения и открытия и закрытия комментариев. Участники оценят, что вы установили четкую структуру. Вы также оцените компонент времени структуры управления. Если совещание уходят в нежелательных направлении, можно просто ссылаться на повестку дня, отложить до нехватки времени и привести совещание вернуться к первоначальной теме. Если что-то приходит вверх, что должна выходить за рамки заданного таймфрейма, просто ликвидировать один из других тем обсуждения или договариваются встретиться в другое время, чтобы продолжить обсуждение. Подготовка участников совещанияНаиболее важные элементы передать участнику, почему они просили прийти к совещанию и цель совещания. Участники должны знать, почему они будут на совещании и что их выгода будет прежде чем они смогут купить в цель и получить мотивированный о посещения. Если участник имеет основания для посещения, и поэтому выгодно, они будут активным участником отзывчивым, а не обиженный. Когда цель совещания и, если это возможно, Предварительная повестка дня, участники могут начать готовиться к совещанию, думая о или исследовать элементы обсуждения. Наряду с этой информацией, также отправить дату, время и место встречи как раз в случае, если они забыли записать, потеряли свой календарь транспонированы пару чисел, или любой другой из многочисленных вещей, которые случаются во время напряженного дня. Как подготовить участников - Голосовая почта, Факс, электронная почта, памятки, в лицо, и др. - будет зависеть от вашей корпоративной культуры. Однако вы решите это сделать, всегда следуйте чтобы подтвердить любую информацию, которую вы дали им. Каждый из этих шагов занимает относительно мало времени, по сравнению с количеством времени и разочарования, которые они могут избежать. Встречи могут работать бесперебойно и остаться на трассе. И если участники видят вас как время сознательного, эффективного посредника, они будут на самом деле нетерпением жду встречи. Разве это не новая идея?

Результаты (русский) 2:

Миллиарды долларов тратятся каждый год из - за плохо управляемых деловых встреч. Мы все были в них; эти встречи , где мы начинаем сокрушаться в первые пять минут , что "это будет долгая встреча", или те , в которых в качестве посредника на бродит, мы задаемся вопросом: "Почему я здесь?" Эти типы плохо Заседания проходят , как правило , являются результатом плохой подготовки.

С сегодняшнего высокого напряжения много сделать и не хватает времени , чтобы сделать это в корпоративной среде, менеджеры скупитесь на подготовке заседаний; они не "думать его до конца." Адекватное подготовка, которая принимает некоторые , но не так много времени, может держать совещание по трассе и по времени. Ключевыми компонентами устанавливают соответствующие цели для встречи, установив предварительную повестку дня с временные рамки, и подготовка участников встречи.

Настройка соответствующих целей
Большинство Координаторы встреча ожидать слишком многого от своих встреч. Они хотят , чтобы все было сделано в одно время; В конце концов, мало времени. Наличие слишком много целей , может легко привести к встрече , чтобы уйти на касательных. Каждая встреча должна иметь только одну цель. Если у вас есть несколько решений , которые будут сделаны или шаги для завершения, сломать вашу встречу на этапы или компоненты и имеют несколько коротких хорошо сфокусированные встречи , а не один длинный марафон запутаться сессии.



Установка предварительной повестки дня с таймфремов
повесток являются стандартным оборудованием для большинства встреч - добавить новый поворот, установив временные рамки (и приклеить к ним). Определите , какие конкретные вопросы , вы хотите , чтобы покрыть в собрании (помните, что только одна цель!) И сколько времени вы думаете , что нужно сделать это в Реалистическ. после того, как один час, концентрации внимания значительно уменьшается. Дайте наиболее важных вопросов , самый большой кусок времени и не забудьте оставить время для введений и открытия и закрытия комментариев. Участники по достоинству оценят , что вы установили такую четкую структуру. Вы также оцените компонент контроля времени структуры. Если встреча происходит выключение в нежелательном направлении, вы можете просто сослаться на повестку дня, отложить до временных ограничений, и довести встречу вернуться к первоначальной теме. Если что - то приходит , что нужно выйти за пределы заданного периода времени, просто устранить одну из других тем обсуждения или договариваются о встрече в другое время , чтобы продолжить обсуждение этого вопроса.



Подготовка участников собрания
Наиболее важные пункты , чтобы передать участнику в том , почему они попросили прийти на встречу и цели встречи. Участники должны знать , почему они будут на встрече и какова их польза будет , прежде чем они могут купить в цель и получить мотивированный о посещении. Если участник имеет причину для посещения , и что причиной является полезным, они будут активно реагировать участником , а не обиженный один. Когда дано цель встречи и, если это возможно, предварительная повестка дня, участники могут начать готовиться к встрече думать о или исследования предметов обсуждения. Наряду с этой информацией, а также отправить дату, время и место встречи только в случае , если они забыли записать его, потеряли свой календарь, транспонировать пару чисел или любой другой из многочисленных вещей , которые происходят во время занят день. Как подготовить участников - голосовая почта, факс, электронная почта, заметки, лично и т.д. - будет зависеть от вашей корпоративной культуры. Тем не менее вы решили сделать это, всегда следить за , чтобы подтвердить любую информацию , которую вы дали им.



Каждый из этих этапов занимает относительно мало времени по сравнению с количеством времени и разочарования они могут избежать. Встречи могут проходить гладко и остаться на трассе. И если участники видят вас как раз сознательного, эффективного посредника, они будут на самом деле с нетерпением ждем встречи. Разве это не новую идею?