State the main business, purpose, o

State the main business, purpose, or subject matter right away. Let the reader know from the very first sentence what your letter is about. Remember that when business people open a letter, their first concern is to know what the letter is about, what its purpose is, and why they must spend their time reading it. Therefore, avoid round-about beginnings. If you are writing to apply for a job, begin with something like this: "I am writing to apply for the position you currently have open...." If you have bad news for someone, you need not spill all of it in the first sentence. Here is an example of how to avoid negative phrasing: "I am writing in response to your letter of July 24, 1997 in which you discuss problems you have had with an electronic spreadsheet purchased from our company." Figure 1-2 shows an additional example.

Figure 1-2. State the main purpose or business of the letter right away. The problem version just starts flailing away from the very outset. The revised version at least establishes the purpose of the letter (and then starts flailing).

If you are responding to a letter, identify that letter by its subject and date in the first paragraph or sentence. Busy recipients who write many letters themselves may not remember their letters to you. To avoid problems, identify the date and subject of the letter to which you respond:

Dear Mr. Stout:

I am writing in reponse to your September 1, 19XX letter in which you
describe problems that you've had with one of our chainsaws. I regret
that you've suffered this inconvenience and expense and....


Dear Ms. Cohen:

I have just received your August 4, 19XX letter in which you list
names and other sources from which I can get additional information
on the manufacture and use of plastic bottles in the soft-drink
industry....
Keep the paragraphs of most business letters short. The paragraphs of business letters tend to be short, some only a sentence long. Business letters are not read the same way as articles, reports, or books. Usually, they are read rapidly. Big, thick, dense paragraphs over ten lines, which require much concentration, may not be read carefully — or read at all.

To enable the recipient to read your letters more rapidly and to comprehend and remember the important facts or ideas, create relatively short paragraphs of between three and eight lines long. In business letters, paragraphs that are made up of only a single sentence are common and perfectly acceptable. Throughout this section, you'll see examples of the shorter paragraphs commonly used by business letters.

"Compartmentalize" the contents of your letter. When you "compartmentalize" the contents of a business letter, you place each different segment of the discussion — each different topic of the letter — in its own paragraph. If you were writing a complaint letter concerning problems with the system unit of your personal computer, you might have these paragraphs:

A description of the problems you've had with it
The ineffective repair jobs you've had
The compensation you think you deserve and why
Study each paragraph of your letters for its purpose, content, or function. When you locate a paragraph that does more than one thing, consider splitting it into two paragraphs. If you discover two short separate paragraphs that do the same thing, consider joining them into one.
Provide topic indicators at the beginning of paragraphs. Analyze some of the letters you see in this section in terms of the contents or purpose of their individual paragraphs. In the first sentence of any body paragraph of a business letter, try to locate a word or phrase that indicates the topic of that paragraph. If a paragraph discusses your problems with a personal computer, work the word "problems" or the phrase "problems with my personal computer" into the first sentence. Doing this gives recipients a clear sense of the content and purpose of each paragraph. Here is an excerpt before and after topic indicators have been incorporated:

Problem: I have worked as an electrician in the Decatur, Illinois,
area for about six years. Since 1980 I have been licensed by
the city of Decatur as an electrical contractor qualified to
undertake commercial and industrial work as well as
residential work.

Revision: As for my work experience, I have worked as an electrician
in the Decatur, Illinois, area for about six years. Since
1980 I have been licensed by the city of Decatur as an
electrical contractor qualified to undertake commercial and
industrial work as well as residential work.(Italics not in the
original.)
List or itemize whenever possible in a business letter. Listing spreads out the text of the letter, making it easier to pick up the important points rapidly. Lists can be handled in several ways, as explained

Результаты (русский) 1:

Укажите основной бизнес, цель или предмета сразу. Пусть читатель знаю из самого первого предложения Ваше письмо о. Помните, что когда деловые люди открывают письма, их первая забота чтобы знать, что буква о, какова его цель, и почему они должны тратить свое время, читая его. Поэтому избегайте круглых о началах. Если вы пишете устроиться на работу, начать с чем-то вроде этого: «Я пишу, чтобы подать заявление на должность в настоящее время у вас открыть...» Если у вас плохие новости для кого-то, вам нужно не проливайте все это в первом предложении. Вот пример того, как избежать негативных формулировок: «я пишу в ответ на Ваше письмо от 24 июля 1997 года, в котором вы обсуждать проблемы, у вас были с электронной таблицы, приобретенные у нашей компании.» Рисунок 1-2 показан дополнительный пример.Рисунок 1-2. Укажите основной целью или бизнес письма сразу. Проблема версии только начинается, вращал от самого начала. По крайней мере, пересмотренный вариант устанавливает цель письма (и затем начинает вращал).Если вы отвечаете на письмо, определите это письмо по своей теме и дате в первом пункте или предложение. Занят, получатели, которые пишут много писем, сами не могут вспомнить свои письма к вам. Чтобы избежать проблем, определите дату и тему письма, к которому вы ответили: Уважаемый г-н Стаут: Пишу в ответ на ваш 1 сентября 19XX письмо, в котором вы Опишите проблемы, которые вы имели с одним из наших цепных пил. Я сожалею что вы страдал этого неудобства и расходы и... Уважаемый г-жа Коэн: Я только что получил ваше 4 августа 19XX письмо, в котором вы список имена и из других источников, из которых можно получить дополнительную информацию на производство и использование пластиковых бутылок безалкогольных напитков промышленность...Сохранить пункты большинства деловых писем короткие. Пункты деловых писем, как правило, быть коротким, некоторые только предложение долго. Деловые письма не читать так же, как статьи, доклады или книги. Как правило они читаются быстро. Большие, толстые, плотные пункты более десяти строк, которые требуют много концентрации, может не быть внимательно- или читать на всех.Чтобы получатель читать ваши письма быстрее и понять и запомнить важные факты или идеи, создают относительно короткие пункты от трех до восьми строк длиной. В деловых письмах абзацы, состоит из одного предложения являются общими и вполне приемлемо. В этом разделе вы увидите примеры более короткие абзацы, обычно используется в деловых писем.«Compartmentalize» содержание вашего письма. Когда вы «compartmentalize» содержание делового письма, вы разместите каждый другой сегмент обсуждения — каждой другой теме письма — в свой пункт. Если вы писали жалобы письмо, касающееся проблем системного блока персонального компьютера, вы, возможно, эти пункты:Описание проблем, с которыми вы имели с нимНеэффективность ремонтных работ у васКомпенсация, вы думаете, вы заслуживаете и почемуИзучите каждый абзац письма для своей цели, содержание или функции. При обнаружении абзаца, который делает больше, чем одно рекомендуется разбить его на два пункта. Если вы обнаружите два коротких отдельных пунктов, которые делают то же самое, рассмотреть возможность присоединения к ним в один.Включить тему показатели в начале абзацев. Анализ некоторых из писем, которые вы видите в этом разделе с точки зрения содержания или целью их отдельных пунктов. В первом предложении пункта делового письма любого органа попробуйте найти слово или фразу, которая указывает на тему этого пункта. Если пункт обсуждает ваши проблемы с персональным компьютером, работа в первое предложение слово «проблемы» или фразу «проблемы с моим персональным компьютером». Это дает получателям четкое понимание содержания и цели каждого абзаца. Вот отрывок до и после того, как были включены показатели темы:Проблема: я работал как Электрик в Декатур, штат Иллинойс, Площадь около шести лет. С 1980 года я лицензирована по город Decatur в качестве электрического подрядчика, квалифицированных коммерческие и промышленные работы, а также жилой работы.Версия: Что касается моего опыта работы, я работал как электрик в Декатур, штат Иллинойс, площадь около шести лет. С 1980, я были лицензированы города Decatur как Электрический подрядчик право проводить коммерческие и промышленные работы, а также жилой работы. (Курсив не в оригинал.)Список или перечислять возможности делового письма. Листинг распространяется текст письма, что делает его легче быстро подобрать важные моменты. Списки могут быть обработаны несколькими способами, как описано

Результаты (русский) 2:

Сформулируем основной бизнес, цель, или предмет обсуждения сразу же. Пусть читатель знать с самого первого предложения , что Ваше письмо о. Помните , что , когда деловые люди открыть письмо, их первая забота должна знать , что письмо о том , какова его цель состоит в том , и почему они должны тратить свое время на чтение его. Поэтому, во избежание окольным начала. Если вы пишете подать заявление на работу, начните с чего - то вроде этого: "Я пишу , чтобы подать заявление на позиции , которую вы уже открыт ...." Если у вас есть плохие новости для кого - то, вам не нужно проливать все это в первое предложение. Ниже приведен пример того , как избежать негативного фразировки: "Я пишу в ответ на Ваше письмо от 24 июля 1997 года , в котором вы обсудить проблемы у вас были с электронной таблицей , приобретенной у нашей компании." На рисунке 1-2 показан дополнительный пример.

Рисунок 1-2. Сформулируем основной целью или бизнес письма сразу. Версия проблема только начинает молотить от самого начала. Пересмотренный вариант , по крайней мере устанавливает цель письма (а затем начинает молотить).

Если вы отвечаете на письмо, определить , что письмо по его теме и дате в первом абзаце или предложении. Занятые получатели , которые пишут сами много писем не может вспомнить свои письма к вам. Чтобы избежать проблем, определить дату и тему письма , к которому вы отвечаете:

Уважаемый господин Стаут:

Я пишу в réponse к вашему 1 сентября, 19XX письмо , в котором вы
описали проблемы , которые вы имели с одним из наших бензопил. Я сожалею ,
что вы пострадали этого неудобства и расходы и ....


Уважаемый г - жа Коэн:

Я только что получил свой 4 августа 19XX письмо , в котором вы перечислить
имена и другие источники , из которых я могу получить дополнительную информацию
о производстве и использование пластиковых бутылок в безалкогольных напитков
промышленности ....
Держите пункты большинства деловых писем коротким. В пунктах деловых писем , как правило, короткие, некоторые только предложение долго. Деловые письма не читаются так же, как статьи, отчеты или книги. Как правило, они быстро прочитать. Большие, толстые, плотные пункты более десяти строк, которые требуют большой концентрации, не может быть прочитано тщательно - или читать на всех.

Для того, чтобы позволить получателю читать ваши письма более быстро и , чтобы понять и запомнить важные факты или идеи, создать относительно короткий пункты от трех до восьми линий длиной. В деловых письмах, параграфы, которые состоят только из одного предложения являются общими и вполне приемлемо. В данном разделе вы увидите примеры коротких пунктов , обычно используемых деловых писем.

"Полочкам" содержимое вашего письма. Когда вы "полочкам" содержимое делового письма, вы поместите каждый другой сегмент обсуждения - каждая другая тема письма - в отдельном абзаце. Если вы пишете жалобу письмо , касающееся проблем с системного блока персонального компьютера, вы можете иметь эти пункты:

описание проблем , вы имели с ним
неэффективное ремонтных работ вы имели
компенсацию вы думаете , что вы заслуживаете и почему
Изучите каждый пункт ваших писем для его целей, содержания или функции. Когда вы найти пункт , который делает больше чем одну вещь, рассмотреть возможность разделения его на два пункта. Если вы обнаружите два коротких отдельные параграфы , которые делают то же самое, рассмотреть вопрос о присоединении их в одно целое.
Разработкой показателей тему в начале абзаца. Анализ некоторых из писем , которые вы видите в этом разделе с точки зрения содержания или цели их отдельных пунктов. В первом предложении любого тела абзаца делового письма, попробуйте найти слово или фразу , которая указывает на тему этого пункта. Если абзац обсуждает свои проблемы с персональным компьютером, работать слово "проблемы" или фраза "проблемы с моим персональным компьютером" в первом предложении. Делать это дает получателям четкое представление о содержании и цели каждого пункта. Вот отрывок до и после того, как показатели темы были включены:

Проблема: я работал электриком в Декатур, штат Иллинойс,
площадью около шести лет. С 1980 года я был лицензирован
в городе Decatur , как электрический подрядчик квалификацию для
проведения коммерческой и промышленной работы, а также
жилые работы.

Редакция: Что касается моего опыта работы, я работал электриком
в Декатур, штат Иллинойс, площадь для около шести лет. С
1980 года я получил лицензию города Decatur как
подрядчик квалификацию для проведения коммерческой и
промышленной работы, а также жилые работы. (Курсив не в
оригинале) .
Список или детализировать по возможности в деловом письме. Листинг распространяется текст письма, что делает его легче подобрать важные моменты быстро. Списки могут быть обработаны различными способами, как описано